“Стройка” - крупный холдинг, который занимается оптовыми и розничными продажами мебели, товаров для дома и строительства, швейным и мебельным производством, а также имеет собственные торговые центры.
- Основной гипермаркет и распределительный центр в г. Рязань.
- 5 филиалов в рязанской и московской областях.
- Ассортимент магазинов более 50 000 SKU
- Розничный интернет-магазин
Предпосылки внедрения
Для управления запасами в компании использовали собственную систему планирования на базе 1C. С помощью нее заказывали около 30% ассортимента. Это, в основном, товары регулярного спроса, хорошо поддающиеся прогнозирования. Планированием запасов занимаются около 30 категорийных менеджеров.
Остальную часть ассортимента прогнозировали экспертным путем. Это товары для дома и дачи, мебель, строительный материалы и хозяйственные товары.
Фактические эта деятельность составляла 100% времени сотрудников У них не оставалось времени на анализ рынка, исследование трендов и другие задачи. По большей части они занимались операторской работой.
Так как ассортимент расширился, в компании озадачились решением, которое помогло бы системно управлять запасами, сняло бы часть задач с многочисленных сотрудников и помогло бы повысить рентабельность торговли.
“Основная задача, которая перед нами стояла - это оптимизация процессов. Холдинг развивался, количество SKU активно увеличивалось. Обрабатывать эти все данные вручную уже становилось невозможно, как для категорийных менеджеров, так и контролировать корректность руководителем товарного направления. Мы стали искать программу для того, чтобы оптимизировать и упростить работу наших сотрудников, чтобы их основная деятельность была направлена на развитие ассортимента, поиск новых поставщиков, лучших условий”. - Дарья Михеева, директор по развитию.
Выбор решения
На этапе выбора рассматривали 4 российских решения. Одним из ключевых факторов выбора Forecast NOW! стала возможность гибкой настройки программы под бизнес-процессы компании.
“Когда мы рассматривали программы по управлению запасами, одним из главных критериев выбора Forecast NOW! стала поддержка многочисленной иерархии складов и возможность гибко это настроить. У нас сложная система складов в холдинге и, как следствие, распределения запасов. Например, распределительный центр одновременно является складом для розничных отгрузок в части строительного направления крупногабаритных товаров. Настройки программы поддерживали наши бизнес-процессы. В других продуктах мы не увидели такой возможности” - Елена Жукова, руководитель IT отдела.
Внедрение и использование
Обучение сотрудников началось в конце 2021 года, однако в начале 2022 года резко поменялась экономическая ситуация. Изменились цепи поставок, был резкий рост продаж, за которым последовал резкий рост закупок. Все силы были брошены на стабилизацию ситуации, поэтому внедрение программы отложили и вернулись к нему только к концу года.
С октября 2022 года к этому вопросу подошли более обстоятельно. В первую очередь, совместно с программистами доработали интеграцию дополнительных данных, которые должны были поступать из 1С.
После этого были составлены планы для руководителей и для категорийных менеджеров по переводу ассортимента на работу через новую систему.
“Помимо планов были также внедрены штрафные санкции, потому что мы понимали, что сопротивление новому решению будет. И если мы будет топтаться на месте, то не дойдем до полного внедрения. Ежемесячно мы делаем срезы - какой процент ассортимент реально переведен на работу через Forecast NOW! и на людей реально накладываются штрафы” - Елена, руководитель IT отдела.
Первые расчеты по программе начали делать в начале 2023 года. При этом появлялись вопросы и замечания, которые детально разбирали совместно со службой поддержки.
Проще всего удалось перевести на работу через Forecast NOW! ту часть ассортимента, которую ранее заказывали через систему планирования на основе 1С. Это сделали в первую очередь.
Сложнее было с ассортиментом, который ранее заказывали экспертным путем. В процессе внедрения решили немного изменить процесс перехода. Для этого начали анализировать все заказы, фиксировать вопросы и расхождения и поэтапно переводить на новую систему по одной категории товаров. Раз в неделю созванивались с ответственным сотрудником отдела внедрения Forecast NOW!, вместе создавали автоправила, делали настройки для конкретной категории и анализировали заказы. Далее эту категорию передавали в работу менеджерам.
“Во время внедрения возникали вопросы, например почему тот или иной товар не заказывается или не перемещается. Такие случаи мы разбираем с поддержкой Forecast NOW!, разбираемся, почему так происходит, что на это влияет и какие настройки нужно выставить. Каждую категорию мы разбирали в отдельности “ - Дарья Михеева, директор по развитию.
К каждому направлению не сразу удавалось подобрать настройки, чтобы программа работала максимально эффективно. Отчасти потому что они ранее заказывались экспертным путем, отчасти потому, что высокая обновляемость ассортимента.
“На текущий момент еще есть сложности, связанные со структурой работы нашего бизнеса. Мы работам на все типы торговли одновременно - розничная, оптовая, под заказ. И это тоже требует дополнительных настроек, чтобы корректно всё рассчитать через программу” - Дарья Михеева, директор по развитию.
Сейчас программа используется для расчета и формирования заказов, балансировок товаров по филиалам и расширенной аналитики продаж и запасов. Общестроительное направление пользуется функционалом долгосрочного планирования для расчета закупок на сезон.
“100% ассортимент переводить мы не планируем, потому что по ряду товарных групп, таких у нас очень высока обновляемость ассортимента. И их мы продолжим заказывать экспертным путем. Через Forecast NOW! мы планируем, что должно работать около 80% ассортимента. ” - Дарья Михеева, директор по развитию.
Результаты
- На начало 2024 момент более 50% процентов ассортимента управляется через Forecast NOW! К середине года планируется довести эту цифру до 80%.
- У категорийных менеджеров появилось время на полноценное управление категориями, переговоры и анализ трендов. Стал активнее расширяться ассортимент, появляются новые поставщики. Менеджеры управляют до 6000 SKU и это отнимает много времени. Сейчас уже более половины менеджеров работают с заказами через Forecast NOW!.
“Ценность программы для нас - это в первую очередь освобождение от рутинной работы категорийных менеджеров для того, чтобы они занимались более важным делами - развивали ассортимент, прописывали матрицу, мониторили конкурентов, больше времени уделяли маркетингу. Это в свою очередь приведет к увеличению рентабельности и выручки компании. И эти изменения мы уже сейчас видим у тех, менеджеров, кто активно пользуется Forecast NOW!” - Дарья Михеева, директор по развитию.
